Decisión de la Mesa relativa al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo

• Section: Decision
• Issuing Organization: Parlamento Europeo

I (Comunicaciones) PARLAMENTO EUROPEO DECISIÓN DE LA MESA RELATIVA AL ACCESO DEL PÚBLICO A LOS DOCUMENTOS DEL PARLAMENTO EUROPEO (2001/C 374/01) LA MESA,

Vistos los apartados 2 y 3 del artículo 255 del Tratado CE,

Visto el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del poeblico a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, y en particular sus artículos 11, 12 y 18,

Vistos el apartado 2 del artículo 22, el apartado 1 del artículo 171, el artículo 172 y el anexo VII del Reglamento del Parlamento Europeo,

Considerando que los principios generales para el acceso a los documentos han quedado fijados de conformidad con el apartado 2 del artículo 255 del Tratado CE mediante el Reglamento (CE) no 1049/2001;

Considerando que, de conformidad con el apartado 3 del artículo 255 del Tratado CE y del apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CE) no 1049/2001, el Parlamento Europeo, mediante Decisión del 13 de noviembre de 2001, procedió a adaptar su Reglamento interno;

Considerando que, en virtud de los apartados 2, 3 y 4 del artículo 172 del Reglamento interno del Parlamento Europeo, la Mesa es competente para fijar las normas destinadas a crear el registro de referencias de los documentos, establecer las modalidades de acceso y designar a las autoridades responsables de la tramitación de dichos documentos;

Considerando que las Decisiones de la Mesa de 10 de julio de 1997 sobre el acceso del poeblico a los documentos del Parlamento Europeo y de 17 de abril de 1998 sobre el canon aplicable al envío de documentos voluminosos quedaron revocados por la mencionada Decisión del Parlamento Europeo de 13 de noviembre de 2001;

Considerando que las medidas referentes al canon para la entrega de documentos tienen que adaptarse a lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento (CE) no 1049/2001 con el fin de precisar el coste adicional que habrÆ de pagar el solicitante en el caso de entrega de documentos voluminosos;

Considerando que es oportuno reunir en una sola decisión las medidas relativas al funcionamiento del registro de los documentos del Parlamento Europeo, con el fin de facilitar la transparencia ante los ciudadanos,

DECIDE:

TTULO I REGISTRO DE REFERENCIAS

Artículo 1

Creación 1. En aplicación del apartado 2 del artículo 11 del Reglamento (CE) no 1049/2001 y del apartado 3 del artículo 172 del Reglamento interno, se crea en la institución un registro de referencias.

2. Dicho registro de referencias contendrÆ las referencias de los documentos elaborados o recibidos por la institución a partir de la fecha de aplicación del Reglamento (CE) no 1049/2001 (3 de diciembre de 2001).

3. Estas referencias constituirÆn la 'tarjeta de identidad documental' que contendrÆ no solamente los datos exigidos por el apartado 2 del artículo 11 del Reglamento (CE) no 1049/2001, sino tambiØn y en la medida de lo posible, los datos que permitan identificar al emisor de cada documento, las lenguas disponibles, el estatuto del documento, la categoría del documento y el lugar en el que se conserva.

Artículo 2

Objetivos El registro de referencias estarÆ estructurado de tal manera que permita:

la utilización de un sistema de referencias uniforme, el acceso directo a los documentos, en particular los legislativos, en formato electrónico, la identificación de los documentos no accesibles en formato electrónico, la boesqueda de documentos insuficientemente identificados por el solicitante, la identificación de los documentos cuyo acceso al poeblico estÆ sujeto a las limitaciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001, el registro de los documentos confidenciales, en el respeto de las limitaciones previstas en el artículo 9 del mencionado Reglamento.

ES29.12.2001 Diario Oficial de las Comunidades Europeas C 374/1

Artículo 3

Funcionamiento El servicio encargado de la gestión del registro de referencias serÆ responsable de:

el control del registro de los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo, la recepción de las solicitudes de acceso en formato escrito o electrónico y el seguimiento de un calendario para respetar el plazo de quince días laborables para el envío de la respuesta, el envío de un acuse de recibo, la asistencia al solicitante para precisar el contenido de la solicitud, la facilitación del acceso a los documentos ya publicados, la transmisión de la solicitud al servicio responsable o a la persona habilitada cuando la solicitud se refiera a un documento que no figure en el registro, o bien cuando la solicitud se refiera a un documento sujeto a las limitaciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la concertación con el solicitante cuando se trate de solicitudes de acceso a documentos muy largos o complejos.

Artículo 4

Registro de los documentos 1. Todo documento elaborado por la institución se incluirÆ sin dilación en el registro de referencias. El Secretario General adoptarÆ las oportunas medidas internas de ejecución para garantizar el registro de todos los documentos elaborados por el Parlamento Europeo.

2. Los documentos del Parlamento Europeo descritos en el apartado 2 del artículo 172 de su Reglamento interno se incluirÆn en el registro de referencias, bajo la responsabilidad del órgano o servicio emisor del documento.

3. Los documentos elaborados en el marco del procedimiento legislativo o parlamentario se incluirÆn en el registro en el momento de su presentación o divulgación poeblica.

4. Los otros documentos, competencia de los servicios administrativos de la Secretaría General del Parlamento Europeo, se incluirÆn en el registro de referencias, en la medida de lo posible, en cuanto el servicio emisor de los mismos lo autorice.

5. Todo documento recibido por la institución procedente de terceros, con arreglo al artículo 3 del Reglamento (CE) no 1049/2001, se transmitirÆ por correo oficial al registro de referencias, que procederÆ a su registro, salvo cuando se trate de un documento sensible de conformidad con el artículo 9 del mismo Reglamento, sujeto a las limitaciones establecidas en dicho artículo.

Artículo 5

Documentos directamente accesibles 1. Todos los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo en el marco del procedimiento legislativo serÆn accesibles al poeblico en formato electrónico, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2. El Parlamento Europeo facilitarÆ el acceso a todos los documentos legislativos a travØs del registro, que permitirÆ a los ciudadanos acceder a los textos integros de los documentos.

3. El Parlamento Europeo facilitarÆ el acceso a este registro en formato electrónico en el sitio Internet Europarl, y facilitarÆ asimismo asistencia 'en línea' a los ciudadanos sobre las modalidades de presentación de las solicitudes de acceso a los documentos.

4. Siempre que sea posible, se facilitarÆ el acceso directo a otros documentos, en particular los relativos a la elaboración de políticas o estrategias.

5. Las categorías de documentos cuyo acceso sea directo figurarÆn en una lista adoptada por el Parlamento Europeo, aneja a su Reglamento interno. El acceso a los documentos que no figuren en dicha lista se solicitarÆ por escrito.

Artículo 6

Documentos accesibles previa solicitud 1. En la medida de lo posible, se facilitarÆ el acceso directo del poeblico a los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento...