2004/563/EC, Euratom: Commission Decision of 7 July 2004 amending its Rules of Procedure

• Published date: 27 July 2004
• Subject Matter: Provisions governing the Institutions
• Official Gazette Publication: Official Journal of the European Union, L 251, 27 July 2004

27.7.2004 IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 251/9

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DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 7 luglio 2004

che modifica il suo regolamento interno

(2004/563/CE, Euratom)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l’articolo 218, paragrafo 2,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, in particolare l’articolo 131,

visto il trattato sull’Unione europea, in particolare l’articolo 28, paragrafo 1, e l’articolo 41, paragrafo 1,

DECIDE:

Articolo 1

Le disposizioni della Commissione relative ai documenti elettronici e digitalizzati, il cui testo è contenuto nell’allegato della presente decisione, sono aggiunte in allegato al regolamento interno della Commissione.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Bruxelles, il 7 luglio 2004.

Per la Commissione

Romano PRODI

Il presidente

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ALLEGATO

Disposizioni della Commissione relative ai documenti elettronici e digitalizzati

Considerando quanto segue:

(1) L’impiego generalizzato delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione da parte della Commissione per l’uso interno e per lo scambio di documenti con il mondo esterno — in particolare con le amministrazioni comunitarie, compresi gli organi incaricati dell’attuazione di specifiche politiche comunitarie, e con le amministrazioni nazionali — fa sì che lo spazio documentale della Commissione contenga un numero sempre maggiore di documenti elettronici e digitalizzati.

(2) A seguito del Libro bianco sulla riforma della Commissione (1), le cui azioni 7, 8 e 9 mirano ad assicurare il passaggio alla «e-Commission», e a seguito della comunicazione «Verso la Commissione on-line: Strategia di attuazione per il periodo 2001–2005 (Azioni 7, 8 e 9 del Libro bianco sulla riforma)» (2), la Commissione ha intensificato, nel suo funzionamento interno e nelle relazioni tra i suoi servizi, lo sviluppo di sistemi informatici che consentano di gestire elettronicamente i documenti e le procedure.

(3) Con decisione 2002/47/CE, CECA, Euratom (3), la Commissione ha allegato al suo regolamento interno specifiche disposizioni per la gestione dei documenti, intese a garantire in particolare che essa sia in grado in qualsiasi momento di rendere conto del suo operato. Nella sua comunicazione sulla semplificazione e la modernizzazione della gestione dei suoi documenti (4), la Commissione si è proposta l’obiettivo a medio termine di istituire un sistema di archiviazione elettronica dei documenti fondato su un complesso di norme e procedimenti comuni per l’insieme dei servizi.

(4) I documenti devono essere gestiti nel rispetto delle norme di sicurezza che la Commissione è tenuta ad osservare, con particolare riguardo alla classificazione dei documenti ai sensi della decisione (2001/844/CE, CECA, Euratom) (5), alla protezione dei sistemi d’informazione ai sensi decisione C(95) 1510, ed alla protezione dei dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6). Lo spazio documentale della Commissione deve quindi essere concepito in modo tale che i sistemi d’informazione, le reti ed i mezzi di trasmissione che lo alimentano siano protetti da misure di sicurezza adeguate.

(5) Occorre adottare disposizioni che non solo stabiliscano le condizioni di validità, nei confronti della Commissione, dei documenti elettronici e digitalizzati o trasmessi per via elettronica — quando tali condizioni non sono determinate altrove — ma che prescrivano inoltre modalità di conservazione volte a garantire l’integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti e dei metadati che li accompagnano per l’intero periodo di conservazione prescritto,

DECIDE:

Articolo 1

Oggetto

Le presenti disposizioni determinano le condizioni di validità, nei confronti della Commissione, dei documenti elettronici e digitalizzati. Esse sono inoltre intese a garantire l’integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti stessi e dei metadati che li accompagnano.

Articolo 2

Campo d’applicazione

Le presenti disposizioni si applicano ai documenti elettronici e digitalizzati che siano formati o ricevuti dalla Commissione e che siano tenuti dalla stessa.

Esse possono applicarsi, in via convenzionale, ai documenti elettronici e digitalizzati tenuti da altri...