Decisión (UE) 2019/165 de la Comisión, de 1 de febrero de 2019, por la que se establecen normas internas relativas a la comunicación de información a los interesados y a la limitación de algunos de sus derechos de protección de datos por parte de la Comisión en el contexto de las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión

• Published date: 04 February 2019
• Subject Matter: statuto dei funzionari e regime altri agenti,informazione e verifiche,statut des fonctionnaires et régime des autres agents,informations et vérifications,Estatuto de los funcionarios y régimen de otros agentes,información y verificación
• Official Gazette Publication: Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, L 32, 4 febbraio 2019,Journal officiel de l'Union européenne, L 32, 4 février 2019,Diario Oficial de la Unión Europea, L 32, 4 de febrero de 2019

4.2.2019 ES Diario Oficial de la Unión Europea L 32/9

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DECISIÓN (UE) 2019/165 DE LA COMISIÓN

de 1 de febrero de 2019

por la que se establecen normas internas relativas a la comunicación de información a los interesados y a la limitación de algunos de sus derechos de protección de datos por parte de la Comisión en el contexto de las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, y en particular su artículo 249, apartado 1,

Considerando lo siguiente:

(1) La Comisión lleva a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, con arreglo al artículo 86 del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea (1) y de conformidad con su anexo IX, así como con la Decisión C (2004) 1588 (2) de la Comisión. Esas tareas son principalmente responsabilidad de la Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión («IDOC»), que es una dirección adjunta a la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad. Los procedimientos disciplinarios pueden incluir investigaciones efectuadas por el Consejo de disciplina de la Comisión de conformidad con el artículo 17 del anexo IX del Estatuto.

(2) En el contexto de estas actividades, los servicios competentes de la Comisión recogen y tratan la información pertinente. Dicha información incluye datos personales, especialmente datos de identificación, contacto y comportamiento. Los servicios pertinentes de la Comisión transmiten datos personales a otros servicios de la Comisión en función de la necesidad de información.

(3) Los datos personales se almacenan en un entorno físico y electrónico seguro que impide el acceso o la transferencia ilícita de datos a personas que no deban conocerlos. Una vez finalizado su tratamiento, los datos se conservan de conformidad con las normas aplicables de la Comisión (3).

(4) En el desempeño de sus funciones, la Comisión está obligada a respetar los derechos de las personas físicas relativos al tratamiento de los datos personales reconocidos en el artículo 8, apartado 1, de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y en el artículo 16, apartado 1, del Tratado, así como los derechos estipulados en el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (4), por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (5). Al mismo tiempo, la Comisión debe respetar unas normas estrictas de confidencialidad y secreto profesional y garantizar el respeto de los derechos procesales de las personas afectadas y los testigos, sobre todo la presunción de inocencia de las personas afectadas.

(5) En determinadas circunstancias, es necesario conciliar los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725 con la necesidad de que las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión sean eficaces y con el pleno respeto de los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal efecto, el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece a la Comisión la posibilidad de limitar la aplicación de los artículos 14 a 17, 19, 20 y 35, así como el principio de transparencia establecido en el artículo 4, apartado 1, letra a), en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones contemplados en los artículos 14 a 17, 19, 20 y 35 de dicho Reglamento.

(6) Así puede suceder, en especial, en lo que se refiere a la comunicación a la persona afectada de información sobre el tratamiento de datos personales al inicio de una investigación administrativa. La comunicación de dicha información puede afectar a la capacidad de la Comisión para llevar a cabo la investigación administrativa, a causa, por ejemplo, de que la persona afectada pueda destruir pruebas antes de que las examine la Comisión o interferir con posibles testigos antes de que estos sean oídos. Del mismo modo, el acceso a los datos personales durante las fases del procedimiento en las que la persona afectada no tenga acceso al expediente, como durante la evaluación preliminar o la investigación administrativa, podría revelar información que podría afectar negativamente a la realización de la investigación administrativa. En ambos casos, puede ser necesario limitar los derechos de la persona afectada, con objeto de salvaguardar las funciones de supervisión, inspección o reglamentación vinculadas al ejercicio de la autoridad pública en los casos en que esté en juego un objetivo importante de interés público general de la Unión, a saber, garantizar que el personal de la Comisión cumpla sus obligaciones legales y realice su trabajo de manera ética.

(7) También podría ser necesario limitar el derecho de acceso a los datos personales por parte de la persona afectada cuando dicho acceso revele información sobre un testigo o un denunciante que haya solicitado que no se revele su identidad. En tal caso, la Comisión puede decidir limitar el acceso a la declaración relativa a la persona afectada a fin de proteger los derechos y libertades de dicho testigo o denunciante.

(8) Con objeto de garantizar la confidencialidad y la eficacia de las investigaciones administrativas y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, respetando al mismo tiempo las normas de protección de los datos personales establecidas en el Reglamento (UE) 2018/1725, es necesario adoptar normas internas con arreglo a las cuales la Comisión pueda limitar los derechos de los interesados de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

(9) Las normas internas deben aplicarse a todas las operaciones de tratamiento efectuadas por la Comisión en el ejercicio de sus funciones, incluidas las operaciones de tratamiento efectuadas con anterioridad a la apertura de una investigación administrativa y durante la asistencia y cooperación que la Comisión preste a las autoridades nacionales y a las organizaciones internacionales al margen de sus actividades.

(10) Con el fin de cumplir lo dispuesto en los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento (UE) 2018/1725, la Comisión debe informar a todas las personas de las actividades que lleve a cabo e impliquen el tratamiento de sus datos personales y de los derechos que les asisten, de manera transparente y coherente, mediante anuncios de protección de datos publicados en el sitio web de la Comisión. Además, la Comisión debe informar individualmente, en un formato adecuado, a los interesados implicados en una investigación administrativa o en procedimientos predisciplinarios, disciplinarios o de suspensión.

(11) Además, con el fin de mantener una cooperación efectiva, puede ser necesario que la Comisión limite la salvaguarda de los derechos de los interesados con el fin de proteger las operaciones de tratamiento de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión o de las autoridades de los Estados miembros y de terceros países, así como de las organizaciones internacionales. A tal efecto, la Comisión debe consultar a dichas instituciones, órganos, organismos, autoridades y organizaciones internacionales sobre los motivos pertinentes para imponer limitaciones y sobre la necesidad y proporcionalidad de dichas limitaciones, salvo que ello suponga un riesgo para las actividades de la Comisión.

(12) También es posible que la Comisión tenga que

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