2008/969/EC,Euratom: Commission Decision of 16 December 2008 on the Early Warning System for the use of authorising officers of the Commission and the executive agencies

• Published date: 20 December 2008
• Subject Matter: Financial provisions,Budget,Provisions governing the Institutions,European Development Fund (EDF)
• Official Gazette Publication: Official Journal of the European Union, L 344, 20 December 2008

20.12.2008 IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 344/125

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DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 16 dicembre 2008

sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive

(2008/969/CE, Euratom)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (1),

visto il regolamento (CE) n. 215/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, recante il regolamento finanziario per il 10o Fondo europeo di sviluppo (2),

considerando quanto segue:

(1) La Commissione, responsabile dell’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dalle Comunità, ha l’obbligo, nel rispetto del principio di sana gestione finanziaria, di combattere la frode e ogni altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità.

(2) È opportuno sostituire l’attuale decisione della Commissione sul sistema di allarme rapido (SAR) con la presente decisione, per tenere conto delle modifiche degli articoli da 93 a 96 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (di seguito «il regolamento finanziario») e delle relative disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario e per tenere conto delle raccomandazioni del garante europeo della protezione dei dati (3).

(3) Il regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull’esclusione (4) prevede la creazione di una base dati contenente le informazioni pertinenti relative a terzi che si trovano in una situazione di esclusione rispetto alle procedure di aggiudicazione di sovvenzioni e di appalti e concede l’accesso a tale base dati alle istituzioni, comprese quelle inserite nell’elenco di cui all’articolo 1, secondo comma, del regolamento finanziario, alle agenzie esecutive, agli organismi comunitari di cui all’articolo 185 del regolamento finanziario, nonché alle autorità degli Stati membri e dei paesi terzi, alle organizzazioni internazionali e ad altri organismi che partecipano all’esecuzione del bilancio.

(4) L’obiettivo del SAR è garantire la circolazione all’interno della Commissione e delle sue agenzie esecutive di informazioni riservate relative a terzi che potrebbero rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità.

(5) Considerato che, su delega della Commissione, le agenzie esecutive acquisiscono lo statuto di ordinatori per quanto riguarda l’esecuzione di stanziamenti operativi, queste dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.

(6) L’Ufficio europeo antifrode (OLAF) dovrebbe avere accesso al SAR per realizzare i compiti di investigazione previsti dal mandato e le attività di intelligence e prevenzione delle frodi di cui all’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (5) e al regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (6).

(7) Il contabile dovrebbe occuparsi della gestione del SAR. L’ordinatore competente, l’OLAF e il servizio di audit interno (IAS) dovrebbero essere responsabili della richiesta di inserimento, modifica o eliminazione di segnalazioni. Per garantire un livello adeguato dei controlli, tali richieste vanno effettuate al livello gerarchico opportuno.

(8) Il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (7), prevede che il trattamento dei dati personali da parte della Commissione rispetti i legittimi requisiti in materia di trattamento e di trasferimento dei dati ivi contenuti e che tale trattamento sia sottoposto ad un controllo preventivo da parte del garante europeo della protezione dei dati in seguito a notifica da parte del funzionario della Commissione responsabile della protezione dei dati.

(9) Le disposizioni in materia di protezione dei dati dovrebbero definire i diritti delle persone i cui dati sono o potrebbero essere introdotti nel SAR conformemente al parere del garante europeo della protezione dei dati. Per quanto riguarda i dati introdotti nel SAR, è opportuno operare una distinzione relativa al diritto all’informazione tra persone fisiche, che beneficiano di più ampi diritti in merito alla protezione dei dati, e persone giuridiche.

(10) Alcuni diritti alla protezione dei dati sono soggetti alle deroghe e alle limitazioni previste all’articolo 20 del regolamento (CE) n. 45/2001, che devono essere esaminate caso per caso e applicate su base temporanea. È opportuno che, in materia di applicazione delle deroghe, sia competente soltanto il servizio responsabile della richiesta dell’introduzione, della modifica — o rettifica — o dell’eliminazione dei dati pertinenti.

(11) Considerato che le esclusioni previste dall’articolo 94 del regolamento finanziario riguardano specifiche procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni, tali avvisi (warnings) non dovrebbero rientrare nella categoria W5, ma costituire un nuovo tipo, il W1d, mentre gli avvisi W5 dovrebbero indicare esclusivamente le situazioni di esclusione relative a tutte le procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni.

(12) Per tutelare gli interessi finanziari delle Comunità, in attesa che la Commissione adotti una decisione in merito all’applicazione dell’articolo 96 del regolamento finanziario, l’ordinatore delegato competente richiederà la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione qualora la parte in questione abbia commesso un errore grave in materia professionale ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, per garantire che al terzo in questione non vengano aggiudicati appalti o sovvenzioni nel periodo del procedimento sanzionatorio.

(13) La Commissione deve conformarsi a numerose decisioni del Consiglio che attuano posizioni comuni adottate conformemente all’articolo 15 del trattato sull’Unione europea (politica estera e di sicurezza comune — PESC), le quali vietano di mettere a disposizione, direttamente o indirettamente, alle persone fisiche o giuridiche, ai gruppi o agli organismi citati fondi o risorse economiche e che questi ne possano beneficiare,

DECIDE:

SEZIONE 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto

Con la presente decisione si istituisce il sistema di allarme rapido (Early Warning System) della Commissione (di seguito «SAR») relativo all’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dalle Comunità.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione si intende per:

— «terzi», candidati, offerenti, contraenti, fornitori, prestatori di servizi e i loro rispettivi subcontraenti ed i richiedenti di sovvenzioni, i beneficiari di sovvenzioni, i loro contraenti e le entità che ricevono sostegno finanziario dal beneficiario di una sovvenzione comunitaria ai sensi dell’articolo 120 del regolamento finanziario,

— «ordinatore delegato competente», l’ordinatore delegato dalla Commissione ai sensi dell’articolo 59 del regolamento finanziario responsabile, conformemente alle regole amministrative interne, dell’esecuzione del bilancio generale delle Comunità europee (di seguito «il bilancio»); sono compresi i direttori delle agenzie esecutive e gli ordinatori sottodelegati, di cui all’articolo 59 del regolamento finanziario, che esercitano la funzione di direttore.

Articolo 3

Avvisi SAR

1. Gli avvisi SAR contengono le seguenti informazioni:

a) informazioni che permettono di individuare terzi che rappresentano una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità, in quanto hanno commesso o sono sospettati di avere commesso gravi errori amministrativi ovvero sono soggetti a sequestro conservativo presso terzi o a ordini di recupero significativi o risultano esclusi in base al regolamento finanziario o alle restrizioni finanziarie adottate in ambito PESC;

b) informazioni relative a persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di persone giuridiche terze, se tali persone rappresentano in quanto tali una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità per le ragioni di cui alla lettera a);

c) il tipo di avviso, i motivi per cui i terzi di cui alla lettera a) o le persone di cui alla lettera b) costituiscono una minaccia e, eventualmente, la durata dell’avviso e la persona di contatto per l’avviso.

2. Fatti salvi l’articolo 1, paragrafo 2 e l’articolo 1, paragrafo 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, le informazioni contenute nel SAR possono essere utilizzate esclusivamente ai fini dell’esecuzione del bilancio e di altri fondi amministrati dalle Comunità, comprese le procedure di aggiudicazione di...