Decisión del Consejo de Administración del Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías de 28 de junio de 2019 sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento del EMCDDA

• Section: Serie L
• Issuing Organization: Consejo de la Unión Europea

16.1.2020 ES Diario Oficial de la Unión Europea L 12/29

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL EMCDDA

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (1), y en particular su artículo 25,

Visto el Reglamento (CE) n.o 1920/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, sobre el Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías (2) , y en concreto sus artículos 6 y 9,

Visto el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos (en lo sucesivo, el SEPD), de 29 de mayo de 2019, y la orientación del SEPD sobre el artículo 25 del nuevo Reglamento y las normas internas,

Considerando lo siguiente:

(1) El EMCDDA lleva a cabo su actividad conforme al Reglamento del Consejo (CE) n.o 1920/2006 anteriormente mencionado.

(2) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, así como del artículo 4 de dicho Reglamento, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deben basarse en normas internas adoptadas por el EMCDDA cuando no se encuentren fundamentadas en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados.

(3) Estas normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación, no deben aplicarse cuando un acto jurídico adoptado con arreglo a los Tratados prevea una limitación de los derechos de los interesados.

(4) Cuando el EMCDDA ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

(5) En el marco de su funcionamiento administrativo, el EMCDDA puede hacer indagaciones administrativas, incoar procedimientos disciplinarios, llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), tramitar casos de denuncia de irregularidades, tramitar procedimientos (formales e informales) para la prevención del acoso, tramitar reclamaciones internas y externas, realizar auditorías internas, emprender investigaciones a través del responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 y llevar a cabo investigaciones internas sobre seguridad (informática).

(6) El EMCDDA trata diversas categorías de datos personales, incluidos los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

(7) El EMCDDA, representado por su director, actúa como responsable del tratamiento de datos, con independencia de las posteriores delegaciones de esta función dentro del propio EMCDDA a fin de reflejar las diversas responsabilidades operativas para las distintas tareas de tratamiento de datos personales.

(8) Los datos personales se almacenan en un entorno electrónico o en papel de un modo seguro que impide el acceso ilícito a personas que no necesiten conocerlos y la transferencia ilícita a estas personas. Los datos personales tratados no se conservan durante un tiempo superior al necesario y al adecuado para los fines para los que se hubieran tratado durante el período especificado en los anuncios de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros del EMCDDA.

(9) Estas normas internas deben aplicarse a todas las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo por el EMCDDA en el ejercicio de sus indagaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, procedimientos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitación de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones llevadas a cabo por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

(10) Deben aplicarse a las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo antes del inicio de los procedimientos citados anteriormente, durante estos y durante la supervisión del seguimiento de los resultados de dichos procedimientos. También se incluyen la asistencia y la cooperación prestadas por el EMCDDA a las autoridades nacionales y las organizaciones internacionales al margen de sus investigaciones administrativas.

(11) En los casos en los que resultan aplicables estas normas internas, el EMCDDA debe justificar el carácter estrictamente necesario y proporcionado de las limitaciones en una sociedad democrática y respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales.

(12) En este contexto, el EMCDDA debe respetar, en la medida de lo posible, los derechos fundamentales de los interesados durante los procedimientos anteriores, en particular, los relativos al derecho a la comunicación de información, el acceso y la rectificación, el derecho a la supresión, la limitación del tratamiento, el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

(13) Sin embargo, el EMCDDA puede verse obligado a limitar la comunicación de información al interesado y otros derechos del interesado para proteger, en particular, sus propias investigaciones, las investigaciones y los procedimientos de otras autoridades públicas y los derechos de otras personas relacionadas con sus investigaciones o con los procedimientos de otro tipo que se lleven a cabo.

(14) En consecuencia, el EMCDDA puede restringir la información a efectos de proteger la investigación y los derechos y libertades fundamentales de otros interesados.

(15) El EMCDDA debe controlar de manera periódica que se cumplan las condiciones que justifiquen la aplicación de la limitación y levantar la restricción en cuanto dejen de resultar aplicables.

(16) El responsable del tratamiento debe notificar al responsable de protección de datos en el momento del aplazamiento y durante las revisiones.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

1. La siguiente...